Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych

Brytyjska Ustawa o ochronie danych osobowych (Data Protection Act 1998) reguluje sposób, w jaki organizacje – w tym również Yours Clothing Limited – mogą gromadzić, przetwarzać i przechowywać dane osobowe.

Przepisów tych należy przestrzegać niezależnie od tego, czy dane są przechowywane elektronicznie, na papierze czy w jakimkolwiek innym formacie.

W świetle ustawy dane osobowe należy gromadzić i wykorzystywać rzetelnie, przechowywać bezpiecznie i nie ujawniać w sposób naruszający prawo.

Zakres Polityki

Obowiązek przestrzegania niniejszej Polityki prywatności mają: siedziba główna, wszystkie sklepy, wszyscy pracownicy i wolontariusze oraz wszystkie osoby pracujące w imieniu Yours Clothing Limited.

Dotyczy ona wszystkich danych zgromadzonych przez firmę, na podstawie których można zidentyfikować konkretne osoby również w przypadku, gdy te dane nie są objęte brytyjską Ustawą o ochronie danych osobowych (Data Protection Act 1998), w tym także:

• Imion i nazwisk
• Adresów korespondencyjnych
• Adresów e-mail
• Numer telefonu stacjonarnego
• Danych do płatności
• Zdjęć
• Lokalizacji
• Adresów IP
• Zachowań online
• Danych specjalnych (np. wyznanie czy informacje dotyczące stanu zdrowia)

Zagrożenia dla ochrony danych osobowych

Niniejsza Polityka chroni dane przed realnymi zagrożeniami, w tym:

• Naruszeniem poufności. (np. bezprawnym ujawnieniem danych).

• Brakiem możliwości dokonania wyboru. (np. wszystkie osoby powinny móc zdecydować, jak firma przetwarza ich dane).

• Narażeniem na szwank reputacji firmy. (np. w konsekwencji wycieku wrażliwych danych w wyniku ataku hakerskiego).

Obowiązki

Wszystkie osoby, które pracują dla firmy lub z nią, mają obowiązek upewniać się, że dane są odpowiednio gromadzone, przechowywane i przetwarzane.

Każdy zespół, który ma dostęp do danych osobowych, musi upewniać się, że przetwarza je zgodnie z zapisami niniejszej Polityki oraz przepisami o ochronie danych osobowych.

Jednak największa odpowiedzialność w tej kwestii spoczywa na:

• Zarządzie który ponosi pełną odpowiedzialność za wypełnienie obowiązku ustawowego.

• Specjaliście ds. zgodności który jest odpowiedzialny za:

  • Przekazywanie Zarządowi aktualnych informacji o obowiązkach, zagrożeniach i kwestiach związanych z ochroną danych osobowych.
  • Weryfikację wszystkich procedur i polityk dotyczących ochrony danych osobowych według ustalonego harmonogramu.
  • Prowadzenie szkoleń dotyczących ochrony danych osobowych oraz udzielanie porad osobom chronionym zapisami niniejszej Polityki.
  • Odpowiadanie na pytania dotyczące ochrony danych osobowych kierowane przez pracowników oraz osoby chronione zapisami niniejszej Polityki.

• Sekretarzu firmy który jest odpowiedzialny za:

  • Przyjmowanie wniosków osób fizycznych o wgląd do ich danych (tzw. „wnioski o dostęp”).
  • Sprawdzanie i zatwierdzanie wszystkich umów ze stronami trzecimi, które przetwarzają jakiekolwiek dane wrażliwe firmy.

• Menedżerze IT który jest odpowiedzialny za:

  • Upewnianie się, że wszystkie systemy, usługi i sprzęt wykorzystywane do przechowywania danych spełniają przyjęte standardy bezpieczeństwa.
  • Przeprowadzanie regularnych kontroli sprzętu i oprogramowania zabezpieczających pod kątem ich poprawnego działania.
  • Ocenianie wszystkich usług świadczonych przez strony trzecie w sytuacji, gdy firma rozważa korzystanie z ich usług przechowywania i przetwarzania danych (np. usług przetwarzania w chmurze).

• Dyrektorze Zarządzającym który jest odpowiedzialny za:

  • Zatwierdzanie oświadczeń dotyczących ochrony danych osobowych dołączanych do wiadomości (np. e-maili lub listów).
  • Odpowiadanie na pytania dotyczące ochrony danych osobowych od dziennikarzy lub przedstawicieli środków masowego przekazu, np. gazet.
  • Jeśli konieczne – współpracę z innymi pracownikami w zakresie zgodności prowadzonych akcji marketingowych z przepisami o ochronie danych osobowych.

Ogólne wytyczne dla pracowników

• Dostęp do danych objętych niniejszą Polityką prywatności mają wyłącznie osoby, które potrzebują ich do wykonania swojej pracy.
• Danych nie wolno udostępniać w sposób nieformalny. Gdy pracownicy potrzebują uzyskać dostęp do danych poufnych, mogą zgłosić się z tym do bezpośredniego przełożonego.
• Wszyscy pracownicy przejdą szkolenia, aby poznać obowiązki związane z przetwarzaniem danych.
• Pracownicy mają obowiązek dbać o bezpieczeństwo wszystkich danych, podejmować uzasadnione środki zapobiegawcze i przestrzegać poniższych wytycznych.
• W szczególności muszą pamiętać o używaniu silnych haseł i nieudostępnianiu ich nikomu.
• Danych osobowych nie wolno udostępniać osobom nieupoważnionym. Dotyczy to zarówno pracowników firmy, jak i osób spoza niej.
• Dane należy regularnie sprawdzać i w razie potrzeby aktualizować. Jeśli dane są niepotrzebne, należy je usunąć i zniszczyć.
• Jeśli jakiekolwiek zagadnienie dotyczące ochrony danych osobowych budzi wątpliwości, pracownicy powinni zgłosić się z nim do bezpośredniego przełożonego lub specjalisty ds. zgodności.